Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc quản lý chi tiêu cho văn phòng phẩm luôn đóng vai trò quan trọng. Tuy từng món đồ có giá trị nhỏ, nhưng nếu không nắm rõ chi phí đồ dùng văn phòng gồm những gì, doanh nghiệp rất dễ phát sinh tình trạng đội chi phí, thất thoát hoặc tồn kho kém hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng nhóm chi phí, cách quản lý và cách tối ưu ngân sách văn phòng một cách khoa học nhất.

Chi Phí Đồ Dùng Văn Phòng Gồm Những Gì? — Phân Loại Theo Nhóm Cơ Bản

1. Chi phí văn phòng phẩm tiêu hao

Đây là nhóm có tần suất sử dụng cao và cần bổ sung thường xuyên:

• Giấy A4, A3, giấy note

• Bút bi, bút gel, bút highlight

• Băng keo, keo dán, kẹp giấy

• Bìa hồ sơ, bìa lá, bìa còng

• Sổ tay, sổ họp, tập viết

Đặc điểm: tiêu hao nhanh, chiếm 40–60% tổng ngân sách văn phòng phẩm.

2. Chi phí in ấn & vật tư máy văn phòng

Bao gồm những khoản chi liên quan đến hoạt động xử lý tài liệu:

• Mực in laser – mực phun

• Mực photocopy

• Giấy in nhiệt POS

• Drum – linh kiện thay thế

• Bảo dưỡng máy in, máy photocopy định kỳ

Đặc điểm: giá trị cao hơn văn phòng phẩm cơ bản, cần quản lý theo số lượng in thực tế của từng bộ phận.

3. Chi phí thiết bị văn phòng

Đây là nhóm chi phí đầu tư ban đầu hoặc thay thế theo chu kỳ:

• Máy in, máy photocopy

• Máy chiếu, màn chiếu

• Máy scan

• Máy hủy tài liệu

• Thiết bị họp: micro, loa, bảng trắng

Đặc điểm: chi phí lớn, khấu hao dài hạn (1–3 năm).

4. Chi phí lưu trữ & sắp xếp tài liệu

Gồm các sản phẩm giúp văn phòng gọn gàng và tối ưu không gian:

• Hộp đựng hồ sơ

• Khay giấy 1–3 tầng

• Kệ tài liệu

• Ngăn kéo mini để bàn

• Bìa hồ sơ chuyên dùng từng phòng ban

Đặc điểm: chi phí trung bình, bổ sung theo quý hoặc theo nhu cầu.

5. Chi phí vệ sinh & bảo dưỡng môi trường làm việc

Chi phí này thường bị bỏ quên nhưng cực kỳ quan trọng:

• Khăn giấy, giấy cuộn

• Nước lau kính, dung dịch vệ sinh bàn phím

• Gel rửa tay

• Thùng rác & túi rác

• Bộ lau văn phòng

Đặc điểm: tiêu hao đều, cần dự trù theo tháng.

6. Chi phí trang bị hỗ trợ cá nhân

Thông thường tùy theo chính sách doanh nghiệp:

• Giá đỡ laptop

• Đệm lưng, ghế công thái học

• Lịch bàn, thẻ tên, bảng tên phòng

• Đèn bàn làm việc

Đặc điểm: tùy nhu cầu từng nhân sự & bộ phận.

Cách Tính Chi Phí Đồ Dùng Văn Phòng Để Không Bị Lãng Phí

1. Xác định nhu cầu theo phòng ban

• Phòng kế toán: cần giấy in nhiều

• Bộ phận marketing: cần bút highlight, giấy màu

• Sales: cần sổ note, file trình ký

• Phòng nhân sự: dùng nhiều bìa hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Việc hiểu nhu cầu theo chức năng giúp doanh nghiệp hạn chế mua thừa hoặc sai loại.

2. Lập định mức sử dụng hằng tháng

Doanh nghiệp có thể lập định mức như:

• Giấy A4: 5 ram/tháng cho phòng kế toán

• Bút bi: 2 hộp/tháng mỗi phòng

• Mực in: mỗi máy 1 hộp/tháng (tùy tần suất)

Định mức là nền tảng để kiểm soát chi phí chính xác.

3. Theo dõi tồn kho hằng tuần

Điều này giúp:

• Phát hiện thất thoát

• Tránh tồn kho quá nhiều

• Đặt hàng đúng lúc, đúng số lượng

Phương pháp đơn giản: sử dụng bảng Google Sheet hoặc phần mềm quản lý kho.

4. Chọn nhà cung cấp uy tín & báo giá rõ ràng

Một đơn vị cung cấp ổn định giúp:

• Giá rẻ hơn khi báo giá theo kỳ

• Giao hàng nhanh

• Chất lượng đồng đều

• Hạn chế sai sót khi đặt hàng

Doanh nghiệp lớn thường ký hợp đồng theo quý để tối ưu ngân sách.

Bảng Tổng Hợp Các Nhóm Chi Phí Đồ Dùng Văn Phòng Doanh Nghiệp Thường Gặp

Kết Luận

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ chi phí đồ dùng văn phòng gồm những gì và từng nhóm hạng mục chiếm tỷ trọng ra sao. Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát ngân sách, tránh lãng phí và tối ưu vận hành toàn bộ văn phòng.